Exact Online

Wat is Exact Online?

Exact Online is een cloudgebaseerd boekhoudpakket van het Nederlandse softwarebedrijf Exact. Het biedt een breed scala aan functies, waaronder facturatie, contactbeheer, financiële rapportage en analyse, en projectbeheer. Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Exact Online is dat het gekoppeld kan worden aan andere bedrijfsapplicaties, zoals het Gasto online reserveringssysteem. Deze vorm van integratie kan veel taken automatiseren en bedrijven tijd en geld besparen.

Hoe werkt de integratie tussen Gasto en Exact Online?

De integratie tussen Gasto en Exact Online is een eenrichtingsverbinding, via de Exact Online API. Dit betekent dat gegevens vanuit het Gasto-reserveringssysteem naar Exact Online worden verstuurd. In de meeste gevallen worden facturen gebruikt om financiële gegevens van de reservering over te dragen. In sommige gevallen kunnen ook reserveringsgegevens worden gebruikt. Dit betekent dat je factuurgegevens niet langer handmatig in je boekhoudpakket hoeft in te voeren.
De meest gebruikte opzet voor de integratie tussen het Gasto-reserveringssysteem en Exact Online is dat de debiteur — samen met financiële gegevens — periodiek van Gasto naar Exact Online wordt overgezet. De integratie gebruikt het XML-formaat om de gegevens over te dragen, zoals gespecificeerd door Exact Online.

Wat wordt er gekoppeld?

Om beide systemen effectief te laten samenwerken, wisselen ze gegevens uit. In de tabel hieronder zie je welke gegevens worden overgedragen.

Gasto	Richting	Exact
Klant	→	Account
cust_id	→	code
Klant	→	Contact
Klant	→	Adres
Factuur	→	Factuur
Factuurregel	→	InvoiceLine

Wat zijn de voordelen van het koppelen van Exact Online aan een online reserveringssysteem?

Er zijn veel voordelen aan het koppelen van Exact Online aan een online reserveringssysteem. Het meest voor de hand liggende voordeel is dat het je veel tijd bespaart. Je hoeft gegevens niet langer handmatig in beide systemen in te voeren. De integratie zorgt er ook voor dat je gegevens altijd juist en up-to-date zijn. Dit kan je op de lange termijn veel tijd en moeite besparen. Daarnaast helpt de integratie je fouten te voorkomen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Extra modules

De integratie tussen Exact Online en het Gasto-reserveringssysteem vereist de module 'Export' en de module 'Factuur'. Met deze modules kun je gegevens exporteren naar je financiële administratie. Saldi worden direct bijgewerkt. De module 'Export' heeft de volgende functies:

• De mogelijkheid om gegevens vanuit het Gasto-reserveringssysteem te exporteren naar Exact Online in het XML-formaat dat door Exact Online wordt vereist.
• Een breed scala aan instellingen waarmee je de export op je specifieke behoeften kunt afstemmen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen welke gegevens worden geëxporteerd en hoe vaak de export plaatsvindt.
• De mogelijkheid om exports in te plannen, zodat ze automatisch plaatsvinden op een tijdstip dat jou past.
• De mogelijkheid om een logboek van alle uitgevoerde exports te bekijken.

Daarnaast heb je de module 'Factuur' nodig. Met deze module kun je facturen aanmaken op basis van reserveringen. Je kunt ook gebruikmaken van extra functionaliteiten zoals deelfacturen, het samenvoegen van conceptfacturen, of het aanmaken van incasso's.

Meer weten over deze integratie?

Als je op zoek bent naar een manier om tijd te besparen en je reserveringen en de bijbehorende boekhouding te automatiseren, is de integratie tussen Exact Online en ons reserveringssysteem de ideale oplossing. Deze krachtige integratie kan alle gegevensinvoer voor je regelen, zodat je boekhouding altijd juist en up-to-date is. Wil je meer weten? Neem vandaag nog contact met ons op om meer te leren over hoe wij je kunnen helpen het meeste uit deze geweldige functie te halen.